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活动策划公司如何应对现场的紧急情况

作者:演出视界 日期:2024-03-22 14:06


在实际活动执行过程中,我们会发现经常出现一些紧急情况,这时就到了考验现场执行人员应变能力和协调沟通能力的时候了。河南活动策划公司——郑州羽翼文化传媒特意为大家总结了一些自己的应对方式,希望能够帮到大家。


活动策划公司如何应对现场的紧急情况


    状况一:忘记与供应商确认

    一般一场活动会牵扯到好几个活动供应商,为了以防万一,建议活动现场执行人员要在48小时内得到一个供应商关于自己所负责部分口头或电子邮件确认,最好选择电子邮件,并要求对方以书面形式进行答复。这样彼此沟通更加顺畅,甚至避免一些互相推诿责任的情况出现。

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    状况二、活动现场人员不够

    这种情况下,现场执行人员要及时协调员工、供应商和活动细节,不要怕花钱,该花钱花钱,该找工人找工人,毕竟活动才是应该首要考虑的!


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    状况三、没有充足的准备时间

    为了防止这种情况出现,执行人员要谨记一点“宁早勿晚”,一定要预留准备时间,以防意外情况发生。


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    状况四、意外状况
    计划永远赶不上变化,在实际执行中,经常会遇到一些意外情况,如天气突变或者设备故障、舞台搭建问题等,如果不能很好的解决的话,会大大影响活动进度。因此河南活动策划公司建议策划人员一定要提前考虑到各种因素,将各种情况尽可能地考虑到,做好应急预案,宁可将最坏的结果都考虑到,也好过临时想解决措施。

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    状况五、与活动主办方出现沟通不畅
    通常活动公司的执行人员会通过excel、email等与客户沟通,对接一些具体细节。但是仅仅依靠图片、文件等之类的东西可能会疏忽细节,最好能提前与客户彩排活动,并且现场演练行程,细到每一个时刻和细节。

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    总之,执行人员要提前将各种情况考虑到,真有什么没想到的问题,在活动现场也要让自己冷静下来,从容应对。
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